En muchas ocasiones nos obsesionamos en hacer listas para gestionar el trabajo que tenemos pendiente. El problema de la lista de tareas es que hay que escribirlas, hay que tacharlas, no hay que perderlas, ….

En esta entrada del blog ya expliqué que yo no suelo usar listas diarias.

Pero en cambio si que utilizo mi Inbox o bandeja de entrada para saber todas las tareas que tengo pendientes.

Con esta espero empezar una serie de entradas en el blog con consejos para sacar el máximo rendimiento a nuestras cuentas de Gmail.

Gmail

Seguro que existen otros grandes gestores de correo pero yo utilizo exclusivamente el Gmail para gestionar mis correos (gestiono más de 10 cuentas).

Como hacer esto y las ventajas que conlleva tenerlo todo centralizado ya lo explicaré otro día.

La cuestión es que en la bandeja de entrada tengo (casi) todas las tareas pendientes en forma de correo.

Entonces, ¿porque crear una nueva lista si ya la tengo creada en el correo? Yo creo que no es necesario.

En el inbox tienes todo lo necesario

No sé cómo funcionareis vosotros, pero a mi todo el trabajo me llega por correo electrónico. Un cliente con una pregunta, un mensaje de un compañero que pide ayuda, algún familiar recordándome algún evento, …. Muchos de estos mensajes acaban generando una tarea que requiere mi atención e intervención.

Así que ya os podéis imaginar que no soporto tener la bandeja de entrada del correo llena de mensajes.

Cada vez que me llega un correo, lo leo, decido si requiere mi atención y decido si archivarlo o gestionarlo.

Si lo archivo, au revoir, ya no pienso nunca más en él.

En caso de decidir gestionarlo, lo dejo en el Inbox hasta que puedo dedicarle el tiempo necesario y atenderlo.

[box] … terminar un día sin ningún mensaje en el Inbox es un reto, y en caso de conseguirlo, es un éxito[/box]

Si alguna tarea me llega por correo, sino que viene a raíz de una llamada, o de cualquier otro modo, yo mismo me mando un correo con aquello que debo hacer.

Entonces, terminar un día sin ningún mensaje en el Inbox es un reto, y en caso de conseguirlo, es un éxito.

Las malditas benditas pestañas de Gmail

Ahora ya hace un tiempo Google decidió que para nuestra comodidad era necesario que tuviéramos hasta 5 pestañas que nos dividían la bandeja de entrada, en las cosas importantes, y todo el resto.

En su momento muchos usuarios se quejaron bastante porque aquello les cambiaba la manera de gestionar su correo. Yo me lo miré con escepticismo pero decidí darle una oportunidad.

[box] … los correos que no son importantes ya no van a parar a mi Inbox …[/box]

Ahora, con el tiempo, me resulta de gran ayuda porque los correos que no son importantes ya no van a parar a mi Inbox principal, si no que se autoclasifican en alguna de las pestañas de las que dispone.

De esta manera toda la publicidad ya no la veo en la bandeja de entrada, los mensajes de los foros, los correos de los blogs a los que estoy suscrito, los correos autoenviados de las redes sociales, …. Y en la bandeja de entrada solo me llegan los correos importantes.

Si, de acuerdo, a veces se equivoca.

Pero basta con arrastrar los mensajes a la pestaña correspondiente (aquella donde quieres que te entren esos correos) y Gmail aprende para las siguientes veces.

Conclusión

No es necesario buscar nuevas herramientas para ayudarnos a trabajar mejor, de manera más eficaz.

Basta con saber aprovechar todo el potencial y recursos de aquellas que ya usamos de manera habitual.

¿Qué trucos usais vosotros para gestionar vuestra lista de tareas?

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