Mejora tu Planificación y Gestión del tiempo

Hace algún tiempo tenía la sensación que los días no tenían horas suficientes para hacer todo lo que debía, así que empecé a interesarme en maneras de aprovechar mejor mi tiempo. Entonces empecé a leer algunos blogs y páginas web que hablaban de diferentes métodos para la mejora de la productividad personal.

En todo este tiempo he ido descubriendo que hay diferentes metodologías y sistemas que nos ayudan a terminar el día habiendo hecho todo aquello que nos habíamos propuesto.

De todos ellos, yo personalmente uso algunos de estos métodos, por eso, he decidido compartir con vosotros aquellos que utilizo de manera habitual y me resultan más útiles.

Aunque en la entrada os explico en detalle mi metodología, básicamente lo resumiría en un solo concepto: planificación.

Planificar

Lo principal es saber qué debes/quieres hacer, y para ello es una buena idea hacer dos planificaciones:

  1. largo plazo.
  2. corto plazo.
Calendario mensual

Calendario mensual

Largo plazo

En el largo plazo hablamos de planificaciones anuales, semestrales y/o trimestral.

Objetivo

Para mi la planificación anual es simplemente tener un objetivo (o varios) en un período de aproximadamente un año. Las planificaciones semestrales y trimestrales las uso para proyectos concretos en los que sé cuál es su duración.

Debes preguntarte dónde quieres estar, qué quieres haber aprendido, o qué quieres haber conseguido en el período de un año o seis meses. Esto definirá tu planificación a largo plazo.

A continuación, divide por orden cronológico (fecha en la que deben estar terminadas) las diferentes tareas que debes hacer para conseguir tu objetivo. Esto definirá tu planificación de los siguientes semestres y trimestres.

Podrías además añadir una planificación mensual, pero personalmente creo que ya no tiene sentido. Yo al menos, prefiero planificar semanalmente.

Planificación en Listas y calendarios

Algunos expertos recomiendan escribir esta planificación en un papel o en un calendario. Yo, debido a su carácter tan general, y por razones prácticas de ahorrar tiempo, no lo hago nunca. Otra razón es que si necesito un papel para recordar mis objetivos quizá es que no los haya escogido suficientemente bien.

En algunos casos, dependiendo de la complejidad de las subtareas, sí usaría anotaciones en calendarios para la planificación semestral/trimestral.

Eso sí, si os sentís cómodos con las listas y calendarios, no dudéis en usarlos en abundancia, puesto que son de gran ayuda. Pero este no es mi caso.

Corto plazo

La semana

Lista de tareas

Lista de tareas

Para planificar qué debes hacer cada día, primero debes saber tus diferentes objetivos (subtareas) semanales.

Revisando la planificación trimestral sabrás que tareas ya has hecho y cuáles todavía tienes pendientes.

Por lo tanto con esta información deberás sacar tu planificación semanal. En este punto sí recomiendo anotar en una lista o en un calendario todo aquello que debes terminar antes de acabar la semana. Organízalas por orden de importáncia, no de urgéncia (de este tema hablaré en otra entrada). A medida que vayas terminando tareas, ve tachándolas de la lista.

¡¡¡¡Importante!!! Tachar es muy importante por dos razones:

  • te ayudará a ver claramente y de un solo vistazo el estado de las tareas hechas/pendientes
  • el placer de tachar elementos terminados en una lista nos ayuda a motivarnos para seguir adelante

El día a día

Planificar el día es la tarea más importante. Incluso si te has saltado los pasos anteriores, nunca dejes de planificar el día. ¿Cómo?

Muy sencillo. Lo primero que debes hacer por la mañana al levantarte es planificar (bueno, lo segundo, después de las necesidades fisiológicas básicas).

Coge la lista de la semana (ordenada por importancia) y piensa cuánto tiempo podrás dedicarte a hacer las tareas (una hora, dos horas, toda la tarde, …). A continuación, calcula cuánto tiempo te llevará aproximadamente hacer cada uno de los primeros elementos de la lista, y distribúyelos en el espacio de tiempo del que dispones hasta que lo hayas llenado todo.

No tengas miedo en añadir algún elemento más de la lista. Si te sobra tiempo, podrás hacerlo, sino, guardarás ese ítem para mañana.

A la hora de ordenar las tareas también es importante tener presente si estas requieren algún tipo de movilidad geográfica. La peor pérdida de tiempo es la de los desplazamientos, sobretodo si tienes que conducir, ya que al tener que conducir no puedes hacer nada más, y por lo tanto, es tiempo productivo no aprovechado. Agrupa las tareas por proximidad geográfica y intenta evitar el ir dos veces al mismo sitio.

Anota todas estas tareas diarias en una nueva lista, en un papel pequeño o en el móvil. Anótalo en algún objeto que puedas llevarlo encima, en el bolsillo, y añádele la hora aproximada a la que tienes previsto realizarla.

Y lo más importante: ¡¡¡TACHA!!!! al acabar cada tarea, para asegurarte que tu motivación sigue alta.

Mi truco personal

Un truco personal que para mi es muy efectivo: Imagina tu história del día.

Cuándo tienes claras las tareas que debes hacer, imagina brevemente la historia donde visualizas que las haces todas. Visualízalo todo a primera hora de la mañana hasta el mediodía, y haz lo mismo por la tarde.

Un ejemplo

Desayunaré, prepararé el desayuno de los niños y me vestiré bien para ir a la reunión. Me pondré la americana nueva y la camisa azul. Debo coger la bolsa de deporte para poder ir a la clase de cycling al mediodía.

Cogeré el coche y los dejaré en el colegio. Luego, antes de ir al trabajo, pasaré a recoger el paquete por correos, que está cerca de la escuela.

….

Y así hasta haber visualizado todo el día.

Este podría ser un típico ejemplo de historia de las tareas a realizar a lo largo del día.

Para hacer estas tareas suelo utilizar herramientas y aplicaciones, pero esto os lo explicaré en otra entrada.


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Author: Xavier Gaya

Padre de dos niños. Ingeniero Técnico en Informática. Estudiante de por vida. Apasionado de la tecnología y de los procesos productivos.

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6 Comments

  1. Excelente post, Xavier.

    Muchas gracias.

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    • Muchas gracias a ti por leerlo y tomarte la molestia de dejar un comentario.

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  2. Una buena y concreta herramienta que ayuda para la planificación a corto, mediano y largo plazo. Gracias Xavier….!

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  3. Fantástico blog Xavi, y muy util!!! Un abrazo

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  1. Gmail - Tu lista de tareas está en tu Inbox - […] esta entrada del blog ya expliqué que yo no suelo usar listas […]

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