Empezar un sistema de calidad

En la actualidad en la empresa en la que trabajo queremos empezar a implantar un sistema de gestión de la calidad integral : SGC, SGCI, TQM, ISO, EFQM, … llamadle y usad el que queráis. Sistemas hay varios, todos ellos hartamente probados y corroborados por muchos años de uso, y de todos ellos de efectividad contrastada.

Aunque se llaman sistemas de calidad, yo prefiero llamarles sistemas de gestión.

¿Cuál elegir?

Hay que elegir uno. ¿Cuál? El que queráis, todos son buenos y todos funcionan. Incluso podéis elegir más de uno, y usar lo mejor de cada uno de los elegidos (aunque esto, si no tenéis experiencia previa, en mi opinión os resultará muy costoso de llevar a cabo).

En nuestro caso hemos elegido el modelo EFQM (European Foundation for Quality Management). ¿Porqué? Por qué nos parece un modelo menos rígido que el ISO 9001, y porque es uno de los que tenemos mayor conocimiento.

Aún así debo matizar que escogeremos modelos de otros sistemas para determinados aspectos, por ejemplo, la gestión documental la basaremos en ISO 9001, y escogeremos conceptos de TQM para la realización del proyecto.

Por dónde empezar

La respuesta es sencilla: necesitamos saber cómo estamos actualmente respecto la modelo elegido. Para ello, repasaremos punto por punto cada uno de los ítems que definen el modelo. Algunos de los modelos disponen de cuestionarios de ayuda. Si no se dispone de ningún cuestionario, puede elaborarse uno nuevo.

La finalidad es saber cómo esta la entidad que está implantando el sistema respecto el modelo que se ha elegido.

A continuación …

A continuación hay que ir modificando cada uno de los puntos que distan de la norma o especificación del modelo. Mi recomendación es empezar por aquel que os resulte más sencillo de implantar, y ir siguiendo a medida que aumenta el nivel de dificultad; otra opción podría ser empezar por aquellos procesos clave para el buen funcionamiento de la entidad.

No perder el foco

Durante el proceso de diseño y implantación del sistema no hay que perder el objetivo. El objetivo de un sistema de calidad debería ser la mejora del servicio/producción. Además algunos de estos sistemas nos permitirán conseguir un sello, pero en ningún caso ese debería ser el objetivo, sino más bien el premio.

Los sistemas de gestión son herramientas muy poderosas si se usan correctamente. Aquellos sistemas que se implantan con el único objetivo de conseguir una certificación, y en los cuáles la dirección de la empresa (y en consecuencia el resto de plantilla) no cree en él, está condenado al fracaso.