¿Cómo empezar un plan de calidad?

Plan de calidad

Un día cuándo me encontraba en una comida, mitad de amigos, mitad de networking, mientras un amigo estaba poniéndome al día de su situación laboral, se me acercó una persona que apenas conocía y me pidió consejo sobre cómo empezar un plan de calidad en su departamento. Lo primero que me vino a la cabeza, y se lo pregunté, fue por qué me hacía a mi esa pregunta; la respuesta fué que una tercera persona que ambos conocíamos le había referenciado a mí. Después de unos segundos de perplejidad, pues nunca, hasta ese día, hubiera pensado que podría dar consejos a nadie sobre este tema, ya que apenas hacía unos meses que había empezado yo mismo con ello, me dí cuenta que aunque mi experiencia no era muy grande, si que llevaba meses (quizá un año entero) de ventaja a aquella persona que todavía se estaba planteando si empezar o no con el tema.

Plan de calidad - Espiral de la calidad total
Plan de calidad – Espiral de la calidad total

Armarse de valor

Así que decidí hacerme el valiente y tirarme a la piscina. Yo creía que no tenía demasiado a explicarle, pero su cara me pedía a gritos que necesitaba un punto de apoyo para poder afrontar el tema. Me dejó claro que era un tema personal, que lo hacía por su cuenta y que sólo quería aplicarlo a su departamento, y hacerlo al margen de la directiva de la empresa. Entonces, viéndola tan perdida y desesperada de conocimiento y consejo, busqué en mi memória las dudas y problemas que tuve al principio y decidí exponerlos para intentar ayudarla un poco.

  1. Buscar apoyo y complicidad desde arriba

    Mi primer consejo fue que expusiera su inquietud a su superior para intentar conseguir su complicidad y apoyo. Este tipo de proyectos creo que funcionan mejor con la implicación de toda la jerarquía de la organización. Entonces la mejor manera de empezar es teniendo su beneplácito. Pero antes …. lo mejor es buscar información, prepararse una exposición informal, cómo si fuera algo casual, averiguar que ventajas tiene aplicar estos cambios en la organización, buscar argumentos para quitarle hierro a los ‘inconvenientes’ que puedan surgir, … en definitiva, prepararse bien antes de exponer nada a nadie, para que así aparentes (y además lo sepas del cierto) que el plan funcionará y será provechoso. Si después de esta exposición no tienes la complicidad de tus superiores, nada te impide aplicar los cambios que a ti te parezcan bien dentro de tu departamento, ¿verdad?

  2. Formación

    En mi caso, antes de empezar a hacer nada en el trabajo busque formación que complementara mis inquietudes, me aportase conocimiento específico y supliera mis carencias. En mi caso decidí ampliar los conocimientos del modelo EFQM de excelencia, y posteriormente pude realizar un curso en ISO 9001 y ISO 14001. Ambas me sirvieron para poder tener una visión más amplia de los sistemas de calidad, así como aprender conceptos que desconocía. También asistí a alguna conferencia. Además dediqué horas a navegar por blogs de calidad, me leí las normas de arriba a abajo, busqué recursos, experiencias, planes de calidad, normativas, …. en definitiva, busqué formación no reglada para empaparme de la temática que me interesaba.

  3. Decidir la estrategia

    Cuando ya tuve el apoyo de la directiva y tuve la formación, lo siguiente fue tomar la decisión de cómo debía mi organización afrontar un plan de calidad. Para ello sopesé las opciones que conocía (EFQM y ISO), pero ninguna de ellas me acabó de convencer, pues estaba seguro que nuestra organización estaba muy lejos de poder cumplir nada de lo que estos sistemas proponían. Así que decidí que haría un sistema mixto de ambos sistemas: haría mi propio sistema de calidad basado en EFQM con pinceladas de ISO ¿por qué no? Al fin y al cabo de lo que se trataba era de establecer un sistema de trabajo, de control, de premisas, … que nos ayudaran a evaluar cómo queríamos trabajar y si lo hacíamos de la manera correcta y preestablecida. De todas maneras debo confesar que sentía preferencia por la filosofía del EFQM ante la de ISO.

  4. Manos a la obra

    Plan de calidad - Mano con un martillo
    Mano con un martillo

    Sabíamos dónde queríamos ir, però para poder avanzar en la dirección correcta debíamos saber en que lugar nos encontrábamos. En una de mis búsquedas de recursos por internet encontré un cuestionario que hacía preguntas sobre cada uno de los 9 puntos del EFQM, que todas las personas del equipo directivo debía responder. Así que pasé el cuestionario a las personas implicadas y las cité para una reunión dónde evaluariamos cada una de las preguntas.

A partir de ahí el sistema es cíclico. En cada reunión repasamos las preguntas (muchas veces las respondemos allí mismo, en grupo), que normalmente dejan entrever que problemas tenemos. Una vez aparecen los problemas, los hablamos, damos ideas sobre cómo solucionarlos, fijamos un responsable de la tarea, y seguimos con el cuestionario. Así vamos avanzando sobre cada uno de los puntos y corrigiendo los problemas que nos vamos encontrando. Si algún punto, después de hablarlo y estudiarlo, lo creemos irresoluble, pasamos al siguiente esperando poder solucionarlo en la siguiente ronda. Cuándo hayamos terminado de responder y corregir todo lo que propone el cuestionario, empezaremos la segunda vuelta. Volveremos a responder las preguntas, volveremos a corregir lo que creamos que debe ser corregido, y volveremos a empezar. Este sistema nos llevará a una espiral de mejora contínua, en la que a cada vuelta mejoraremos algunos aspectos de nuestra gestión. Esto es un sistema de gestión total de la calidad (TQM, Total Quality Management).

¿Y tu?¿Cómo empezaste tu plan de calidad?¿Hubieras hecho algo diferente?

4 comentarios en “¿Cómo empezar un plan de calidad?

  1. Pingback: calidad gestion
    1. Muchas gracias por tu comentario.

      Si, desde luego, comprobar es uno de los puntos clave, y en el que se debe insistir hasta la saciedad, pero sin olvidar los otros tres: Planificar, Ejecutar y Actuar.

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