Mejora tu rendimiento con estas 5 herramientas

El frenesí del día a día nos suele absorber muchas horas, y las muchas actividades que hacemos a lo largo de la jornada nos dificultan la organización de todas nuestras tareas. Por todo ello es una buena idea aprovecharnos de la ingente cantidad de tecnología y herramientas actuales para organizarnos.

Yo concretamenete soy un fan de la tecnología, y esto me lleva a estar continuamente probando nuevas herramientas, programas, apps, aparatos, gadgets, …

De todo lo que pruebo, algunas cosas tan solo me duran unos minutos y los descarto automáticamente la primera vez que los uso, otros los testeo durante algunas semanas hasta que descubro que no me resultan suficientemente útiles, y en cambio, otros se quedan haciéndome compañía y dándome servicio para siempre (o hasta que encuentro un sustituto mejor).

Precisamente de las herramientas de este último grupo es de las que os quiero hablar en este post, de las que se quedan conmigo por mucho tiempo.

Debo recalcar que estas son mis 5 herramientas, las que yo uso para organizarme individualmente. Esto no significa que a todo el mundo le tengan que ir bien. Todas ellas son aplicaciones para smartphones (o listófonos 😉 ), y debo decir que no me he preocupado de mirar si existen para iOS (descarté este sistema ya hace unos años después de usar un iPhone 3GS), puesto que yo utilizo un teléfono

Nexus 4 con Android, del que estoy muy satisfecho.

Las 5 herramientas

  1. Google Calendar

    Google Calendar

    Google Calendar – Imprescindible. Nadie debería empezar su día sin haber consultado su calendario. Hace años empecé a usarlo en mi viejo Nokia N95, y desde entonces no he dejado de hacerlo. Es extremadamente útil anotar en él todas y cada una de las citas periódicas y puntuales que tienes. Da igual que vayas cada día de la semana a clase de canto, a correr o a trabajar en un horario concreto, anótalo en el calendario, y así te será muy fácil ver tu ocupación diaria, y te será muy fácil ver que horas libres te quedan cada día. Esto te permitirá planificar con detalle en función del tiempo restante de cada día. Además te permite tener varios calendarios para cada una de las ámbitos en los que estés, visualizarlos, ocultarlos, compartirlos, … No te olvides de compartir los calendarios con las personas con las que compartas la misma actividad.

  2. Logo Dropbox

    Logo Dropbox

    Dropbox – Otra herramienta que no puede faltar ni en tu escritorio ni en tu móvil. Te permitirá disponer de todos los documentos, imágenes, copias de seguridad, vídeos, … Estés donde estés, si tienes conexión a Internet, tendrás los ficheros con los que trabajaste en tu ordenador. Además, automáticamente dispondrás de una copia de seguridad en la nube, y con copia de las últimas versiones, por si modificas lo que no toca, o lo borras accidentalmente. También podrás compartir carpetas y ficheros con quien tu quieras. Si necesitas acceder a algún fichero desde el móvil pero no sabes si dispondrás de conexión allí donde estés, puedes descargarlo previamente antes de salir, desde un lugar con conexión.

  3. Logo Evernote

    Logo Evernote

    Evernote – Gran aplicación incluso en su versión gratuita. Esta herramienta la uso para tomar notas, para expandir ideas, para organizarlas por conceptos, hacer dibujos o esquemas. Lo que más me gusta es que puedo tomar anotaciones rápidas en el móvil o la tablet , y luego, una vez en el ordenador, conectarme a la aplicación web, y expandir las anotaciones rápidas, convertirlas en entradas para este blog, …. La aplicación permite enviar por correo, compartir, añadir alarmas, …. Y no debemos olvidarnos que es una herramienta bastante agradable y usable, tanto en su versión móvil como en la versión web.

  4. Logo Google Keep

    Logo Google Keep

    Google Keep – Esta herramienta es bastante nueva para mi. Tan sólo la uso desde hace unos meses. Pero me gusta porque con el widget del escritorio del móvil puedo crear notas rápidas de voz, y la app las guarda como nota de voz y, a la vez, las convierte en texto con bastante precisión. Aunque creo que es una herramienta que todavía debe evolucionar, le he cogido el suficiente cariño como para guardarla en mi móvil. También permite crear notas a partir de una foto, crear listas, … Tiene una interfaz sencilla y intuitiva.

  5. Logo Gmail

    Logo Gmail

    Gmail – Me encanta. Es la mejor aplicación de correo electrónico que he visto hasta ahora. A pesar que también tengo cuentas y las aplicaciones de otros proveedores, Gmail se ha convertido en mi gestor de correo, desde donde gestiono unas 10 cuentas de correo, que a su vez me permiten tener mejor organizado mi correo. Destacaría especialmente el sistema de etiquetas con colores, los filtros automatizados y el motor de búsqueda. Si usas Gmail pero no usas estas funcionalidades, estas desperdiciando un gran potencial de este sistema de correo.

Como podéis ver tengo especial predilección por las herramientas que son multiplataforma y con sincronización en la nube, que me permiten usarlas tanto en el móvil, como en la tablet, como en el ordenador a través de su versión de navegador. También como podéis ver 3 de las 5 herramientas son de Google, puesto que es una empresa que me genera una gran confianza tanto con la usabilidad de sus aplicaciones, como con la disponibilidad de su servicio.

En otra entrada os explicaré las herramientas no tecnológicas que uso. También estoy pensando en crear una entrada explicando cómo uso el Gmail para organizarme. ¿Que te parece? ¿Te interesa?

¿Y tu que herramientas usas? ¿Usas estas 5 herramientas pero les das un uso diferente? Cuéntamelo. ¿Tus herramientas son otras? ¿Me explicas cuáles?


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8 buenas costumbres para conseguir tus objetivos

Esta es mi propuesta de las 8 buenas costumbres que te ayudaran a conseguir tus objetivos:

  • Haz lo más difícil primero

    Si lo primero que haces es lo más difícil y lo más costoso, ¿que te quedará por hacer? Lo más fácil. Sácate el trabajo duro de encima cuánto antes. Cuánto antes empieces antes terminarás, y podrás dedicarte a hacer cosas más agradables y placenteras. Incluso quizá podrás descansar un rato porque tendrás la peor parte del trabajo hecha.

  • (o bien) Haz lo más fácil primero

    Si haces las tareas más fáciles primero verás cómo tu lista de tareas pendientes se reduce muy rápido, y esto te dará nuevos ánimos para seguir trabajando y quitándote mśa trabajo de encima. Al final sólo te quedaran las tareas más duras y podrás dedicarles todo tu tiempo, sin tener que pensar en el resto de cosas.  Escoge una de las dos opciones en función de las tareas que tengas y de tu estado de ánimo.

  • Quiérete

    Piensa en positivo. Piensa en lo bueno que eres. Recuerda que bien te sientes a veces. Saca de tu cabeza los pensamientos negativos, y concéntrate en los positivos. Cuando somos optimistas y tenemos pensamientos positivos, trabajamos más a gusto, y en consecuencia, somos más productivos.

  • Aumenta tu fuerza de voluntad

    Ponte a prueba cada día. Si intentas superarte, aunque tan sólo sea un poco, cada día, tu fuerza de voluntad aumentará. Con el tiempo verás que eres capaz de más cosas. Conseguirás superarte poco a poco hasta llegar a hacer cosas que nunca hubieras imaginado.

  • Haz una sola cosa a la vez

    No intentes hacer varias cosas a la vez. Divide tus tareas en partes pequeñas y combinalas. Pero siempre haz una sola cosa a la vez. Intentar gestionar dos cosas al mismo tiempo nunca da buenos resultados, al menos una de las dos cosas no estará bien hecha. Así que concéntrate en hacer una y hacerla bien.

  • Haz ejercicio

    Ejercitarte te ayudará a pensar más y mejor. Estar en buena forma física nos hace sentir bien, y sube nuestra autoestima. Hacer ejercicio nos reduce el estrés, ya que nos ayuda a desconectar de nuestros trabajos, problemas y quehaceres diarios. Dedica como mínimo media hora diaria a hacer deporte.

  • Recompénsate (y después ponte a trabajar)

    Si te esfuerzas en conseguir tus objetivos es justo que te recompenses por ello. Date un premio de vez en cuándo después de terminar alguna tarea importante, o después de conseguir un objetivo. Te lo mereces. Además, al obtener una recompensa inmediata te ayudará a poner más ganas para seguir. Eso sí, después de recompensarte, sigue trabajando.

  • Prepara un plan B

    Aunque lo tengas todo preparado al detalle, los accidentes ocurren cuándo menos te lo esperas. No dejes que una situación inesperada te impida conseguir aquello que te habías propuesto. Prepara un plan B por si las cosas fallan.

8 BUENAS COSTUMBRES

8 BUENAS COSTUMBRES

Infografía


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Mejora tu Planificación y Gestión del tiempo

Hace algún tiempo tenía la sensación que los días no tenían horas suficientes para hacer todo lo que debía, así que empecé a interesarme en maneras de aprovechar mejor mi tiempo. Entonces empecé a leer algunos blogs y páginas web que hablaban de diferentes métodos para la mejora de la productividad personal.

En todo este tiempo he ido descubriendo que hay diferentes metodologías y sistemas que nos ayudan a terminar el día habiendo hecho todo aquello que nos habíamos propuesto.

De todos ellos, yo personalmente uso algunos de estos métodos, por eso, he decidido compartir con vosotros aquellos que utilizo de manera habitual y me resultan más útiles.

Aunque en la entrada os explico en detalle mi metodología, básicamente lo resumiría en un solo concepto: planificación.

Planificar

Lo principal es saber qué debes/quieres hacer, y para ello es una buena idea hacer dos planificaciones:

  1. largo plazo.
  2. corto plazo.
Calendario mensual

Calendario mensual

Largo plazo

En el largo plazo hablamos de planificaciones anuales, semestrales y/o trimestral.

Objetivo

Para mi la planificación anual es simplemente tener un objetivo (o varios) en un período de aproximadamente un año. Las planificaciones semestrales y trimestrales las uso para proyectos concretos en los que sé cuál es su duración.

Debes preguntarte dónde quieres estar, qué quieres haber aprendido, o qué quieres haber conseguido en el período de un año o seis meses. Esto definirá tu planificación a largo plazo.

A continuación, divide por orden cronológico (fecha en la que deben estar terminadas) las diferentes tareas que debes hacer para conseguir tu objetivo. Esto definirá tu planificación de los siguientes semestres y trimestres.

Podrías además añadir una planificación mensual, pero personalmente creo que ya no tiene sentido. Yo al menos, prefiero planificar semanalmente.

Planificación en Listas y calendarios

Algunos expertos recomiendan escribir esta planificación en un papel o en un calendario. Yo, debido a su carácter tan general, y por razones prácticas de ahorrar tiempo, no lo hago nunca. Otra razón es que si necesito un papel para recordar mis objetivos quizá es que no los haya escogido suficientemente bien.

En algunos casos, dependiendo de la complejidad de las subtareas, sí usaría anotaciones en calendarios para la planificación semestral/trimestral.

Eso sí, si os sentís cómodos con las listas y calendarios, no dudéis en usarlos en abundancia, puesto que son de gran ayuda. Pero este no es mi caso.

Corto plazo

La semana

Lista de tareas

Lista de tareas

Para planificar qué debes hacer cada día, primero debes saber tus diferentes objetivos (subtareas) semanales.

Revisando la planificación trimestral sabrás que tareas ya has hecho y cuáles todavía tienes pendientes.

Por lo tanto con esta información deberás sacar tu planificación semanal. En este punto sí recomiendo anotar en una lista o en un calendario todo aquello que debes terminar antes de acabar la semana. Organízalas por orden de importáncia, no de urgéncia (de este tema hablaré en otra entrada). A medida que vayas terminando tareas, ve tachándolas de la lista.

¡¡¡¡Importante!!! Tachar es muy importante por dos razones:

  • te ayudará a ver claramente y de un solo vistazo el estado de las tareas hechas/pendientes
  • el placer de tachar elementos terminados en una lista nos ayuda a motivarnos para seguir adelante

El día a día

Planificar el día es la tarea más importante. Incluso si te has saltado los pasos anteriores, nunca dejes de planificar el día. ¿Cómo?

Muy sencillo. Lo primero que debes hacer por la mañana al levantarte es planificar (bueno, lo segundo, después de las necesidades fisiológicas básicas).

Coge la lista de la semana (ordenada por importancia) y piensa cuánto tiempo podrás dedicarte a hacer las tareas (una hora, dos horas, toda la tarde, …). A continuación, calcula cuánto tiempo te llevará aproximadamente hacer cada uno de los primeros elementos de la lista, y distribúyelos en el espacio de tiempo del que dispones hasta que lo hayas llenado todo.

No tengas miedo en añadir algún elemento más de la lista. Si te sobra tiempo, podrás hacerlo, sino, guardarás ese ítem para mañana.

A la hora de ordenar las tareas también es importante tener presente si estas requieren algún tipo de movilidad geográfica. La peor pérdida de tiempo es la de los desplazamientos, sobretodo si tienes que conducir, ya que al tener que conducir no puedes hacer nada más, y por lo tanto, es tiempo productivo no aprovechado. Agrupa las tareas por proximidad geográfica y intenta evitar el ir dos veces al mismo sitio.

Anota todas estas tareas diarias en una nueva lista, en un papel pequeño o en el móvil. Anótalo en algún objeto que puedas llevarlo encima, en el bolsillo, y añádele la hora aproximada a la que tienes previsto realizarla.

Y lo más importante: ¡¡¡TACHA!!!! al acabar cada tarea, para asegurarte que tu motivación sigue alta.

Mi truco personal

Un truco personal que para mi es muy efectivo: Imagina tu história del día.

Cuándo tienes claras las tareas que debes hacer, imagina brevemente la historia donde visualizas que las haces todas. Visualízalo todo a primera hora de la mañana hasta el mediodía, y haz lo mismo por la tarde.

Un ejemplo

Desayunaré, prepararé el desayuno de los niños y me vestiré bien para ir a la reunión. Me pondré la americana nueva y la camisa azul. Debo coger la bolsa de deporte para poder ir a la clase de cycling al mediodía.

Cogeré el coche y los dejaré en el colegio. Luego, antes de ir al trabajo, pasaré a recoger el paquete por correos, que está cerca de la escuela.

….

Y así hasta haber visualizado todo el día.

Este podría ser un típico ejemplo de historia de las tareas a realizar a lo largo del día.

Para hacer estas tareas suelo utilizar herramientas y aplicaciones, pero esto os lo explicaré en otra entrada.


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