Por qué debo usar estándares

Por qué debo usar estándares

Por qué debo usar estándares – Xavi Gaya

Usar estándares es tan solo una opción que tenemos. Su uso es de libre elección, pero en esta entrada intentaré explicar la importancia que tienen y a imaginarnos un mundo donde no existieran estándares.

La estandarización fue algo que nació de la necesidad.

La necesidad de entenderse.

La necesidad de comunicarse.

La necesidad en ponerse de acuerdo las personas.

Y es así como ha llegado a existir estandarización en casi todos los objetos que nos rodean, aunque ni siquiera nos demos cuenta de ello.

La importancia de los estándares

Hace unos años, en mi lugar de trabajo, me brindaron la posibilidad de participar en unos cursos de formación para la estandarización de la impresión de periódicos -sí, existe un estándar para ello- dónde los periódicos de toda Europa (de todo el mundo en realidad, pero con matices en cada continente) intentaban ponerse de acuerdo para imprimir los periódicos bajo unos mismos criterios de calidad.

La idea era que se quería ofrecer a los clientes una fiabilidad en los resultados de los impresos, independientemente del lugar de impresión.

En este caso el estándar ya estaba creado, pero a pesar de existir un estándar ISO (ISO12647-2) las imprentas no llegaron a ponerse de acuerdo en el uso de este estándar, porque cada una de ellas tenía su propia manera de trabajar, y a su entender, les funcionaba bien.

Pero fuimos muchos los que aprendimos una manera más correcta de trabajar gracias al estándar, y nos permitió acercarnos en calidad a los resultados de una gran mayoría de las imprentas. Además nos proporcionó herramientas de medición y corrección de las desviaciones, y por lo tanto, de mejora.

Pero, lo que estas imprentas que huían del estándar no querían entender, es que los mismos trabajos impresos en imprentas que usaban el estándar, quedaban diferentes de los suyos, y esto nos perjudicaba a todas las imprentas, pero especialmente a nuestros clientes. Estas empresas no tenían cultura del win-win.

Ahora, pongámonos en el lugar del cliente.

Si nos imaginamos que somos un cliente que quiere imprimir el mismo periódico en diferentes plantas de impresión, repartidas por diferentes puntos geográficos, esperará que todos los periódicos (o la gran mayoría de ellos, ya que hay unas tolerancias) salgan impresos igual, con la misma calidad, en todas las diferentes plantas donde se imprima. Si algunas se desmarcan del estándar, confundirán al cliente y todos (incluso ellos) quedaremos mal.

Nosotros, por nuestra parte, decidimos adoptar el estándar, y en muy poco tiempo vimos los resultados. El número de reclamaciones  de clientes cayó en picado, y en las reclamaciones que nos presentaban, teníamos una explicación coherente y con el respaldo de los datos técnicos para darles, y explicarles el porqué no habían obtenido los resultados que ellos esperaban, y cómo podíamos solucionarlo.

Fue entonces cuándo supe por qué debo usar estándares siempre que pueda.

Un mundo sin estándares

Este es tan solo un ejemplo de estandarización, pero los estándares llegan a todas las industrias y sectores.

¿Os podéis llegar a imaginar un mundo sin estándares? Para ello os voy a plantear varios casos reales genéricos de uso de estándares, y casos reales más concretos del no-uso de estándares. La mayoría de objetos cotidianos hacen uso de varios o mucho estándares sin darnos cuenta.

Ejemplos de uso de un estándar

Estos son algunos de los que se me ocurren. Algunos serán de obligada aplicación porque pueden afectar a la salud de las personas, pero la mayoría de ellos los nombro de manera genérica:

  • Sistema métrico. Seguramente es uno de los más importantes, aunque hay países que no lo usan. Sin él, todavía estaríamos en la edad media, midiendo cada país, ciudad, región, todos con su propio sistema. Sin duda, fue de gran importancia para el desarrollo de la revolución industrial. No fue oficialmente implantado hasta finales del siglo XIX.
  • En los coches: sillitas de bebe, neumáticos, medición de rendimiento, tubos, tornillos, …
  • En casa: las bombillas, voltajes eléctricos, calidad del agua, productos de limpieza, …
  • En la tecnología: todos los conectores (USB, VGA), cargadores de móvil (desde hace poco), creación de páginas web, …

Casos reales de no-uso de un estándar

Apple Lightning to USB Cable

Ejemplo de conector estándar y no-estándar — photo credit: unten44 cc

Por otro lado existen industrias que no han llegado a ponerse de acuerdo en la creación de un estándar, o que son muy nuevas, o empresas que han decidido desmarcarse del estándar y ir por su cuenta.

En la industria tecnológica hay algunos casos recientes muy concretos: Apple con algunos de sus conectores y sistemas, IBM hace años con sus tornillos que te obligaban a usar exclusivamente su Servicio Técnico, …

Ahora imaginaos que cada uno de los objetos que usamos no estuviera sujeto a estándares:

  • Cada gasolinera tendría su manguera exclusiva que solo iría bien en determinados coches
  • Los enchufes de casa no servirían porque cada aparato tendría su propio conector, y todos serian diferentes
  • No podríamos usar los móviles porque cada fabricante de los aparatos usaría su frecuencia y su propia tecnología incompatible con la de los operadores de telefonía
  • … y seguro que existen más ejemplos que desconozco

Y estos son solo algunos ejemplos simples y absurdos, pero cotidianos del uso de estándares.

Conclusión

Debemos recordar que un estándar no es más que algo que sirve como patrón, referencia o modelo, y no siempre tiene que ver con organismos reglamentados, con certificaciones, …. Si un grupo de personas o empresas consiguen ponerse de acuerdo en usar un mismo método o sistema, se puede crear un estándar de facto.

La necesidad de tener sistemas, tecnologías, metodologías, …  compartidos ha permitido que nuestra vida cotidiana, que el desarrollo de la industria, que nuestro trabajo sea más fácil.

Por eso animo siempre a todo el mundo a usar estándares, a buscar metodologías definidas, a buscar patrones de uso, …. En cuantas más cosas consigamos ponernos de acuerdo, más fáciles serán para todos nuestras tareas, y mayor será el grado de productividad.

 

¿Conoces más ejemplos de uso de estándares? ¿Y de no-uso de estándares?


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¿Qué es el modelo EFQM de excelencia?

La EFQM (European Foundation for Quality Management) fue creada en el año 1989 cuándo un grupo de CEOs y presidentes de diferentes compañías europeas firmaron el manifiesto de compromiso con la misión y visión de EFQM. Esto dio lugar a la creación de una comisión de expertos que desarrolló el que hoy se conoce como modelo EFQM de excelencia, un marco de posible aplicación en cualquier organización.

De esto ya hace 25 años, y desde entonces, el modelo ha ido evolucionando y cambiando para adaptarse a las necesidades y tendencias del momento. Aún así, el objetivo de la EFQM, que es mejorar la competitividad de las empresas europeas y respaldar el desarrollo sostenible de la economía europea, no ha cambiado nunca en todos estos años.

En España se creó en el año 1991 el Club Excelencia en Gestión, cogiendo como referencia el modelo EFQM, con la misión de acelerar la transformación de las organizaciones para que compitan y se desarrollen en una economía global, identificando nuevas vías, intercambiando prácticas e introduciendo modelos de gestión,

Modelo EFQM de excelencia

Hay tres componentes que hacen posible el modelo EFQM de Excelencia:

  1. Marco Conceptual EFQM
  2. Conceptos Fundamentales
  3. Esquema Lógico REDER

 

Marco Conceptual

El modelo EFQM de Excelencia es un instrumento práctico y no prescriptivo, a diferencia de otros sistemas de calidad, que permite a las organizaciones:

  • Evaluar dónde se encuentran en su camino hacia la excelencia, ayudándolos a identificar sus fortalezas clave y posibles carencias con relación a su Visión y Misión.
  • Disponer de un único lenguaje y modo de pensar sobre la organización, lo que facilita la comunicación eficaz de ideas dentro y fuera de la misma.
  • Integrar las iniciativas existentes y planificadas, eliminar duplicidades e identificar carencias.
  • Disponer de una estructura básica para el sistema de gestión.

Este modelo permite a los líderes de las organizaciones entender las consecuencias existentes entre lo que la organización hace y los resultados que alcanza. El esquema lógico REDER hace posible evaluar el grado de excelencia.

Modelo EFQM de excelencia

Modelo EFQM de excelencia

El modelo se divide en 9 criterios, 5 de los cuáles son Agentes Facilitadores y 4 corresponden a los resultados.

  1. Agentes Facilitadores
    1. Liderazgo
    2. Personas
    3. Estrategia
    4. Alianza y Recursos
    5. Procesos, Productos y Servicios
  2. Resultados
    1. Resultados en las personas
    2. Resultados en los clientes
    3. Resultados en la sociedad
    4. Resultados clave

 

Fundamentos

Son los cimientos del modelo sobre los que se crea una organización con excelencia sostenida. El modelo EFQM de excelencia se asienta sobre 8 conceptos fundamentales (principios básicos) :

Fundamentos - Modelo EFQM de excelencia

Fundamentos – Modelo EFQM de excelencia

  • Añadir valor para los clientes
  • Crear un futuro sostenible
  • Desarrollar la capacidad de la organización
  • Aprovechar la creatividad y la innovación
  • Liderar con visión, inspiración e integridad
  • Gestionar con agilidad
  • Alcanzar el éxito mediante el talento de las personas
  • Mantener en el tiempo resultados sobresalientes

 

 

 

El esquema lógico REDER

Proporciona un enfoque estructurado para analizar el rendimiento de la organización y permite ayudar a liderar el cambio y gestionar los proyectos de mejora.

Esquema lógico REDER - Modelo EFQM de excelencia

Esquema lógico REDER – Modelo EFQM de excelencia


Referencias para el artículo :


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Para adelgazar necesitas un método

Adelgazar

photo credit: “PictureYouth” via photopin cc

Para adelgazar necesitas un método, esto no es ningún secreto, ni estoy revelando nada nuevo. Pero, ¿qué es un método para adelgazar?

Según la RAE, uno de los significados de método es : “modo de obrar o proceder, hábito o costumbre que cada uno tiene y observa”. Por lo tanto, como decía, para adelgazar necesitaremos un procedimiento. Y es que los procedimientos nos pueden ayudar no sólo en la gestión de las empresas, sino en nuestra vida diaria.

  1. Objetivo ¿cuánto queremos adelgazar?
  2. Alcance ¿qué haremos? ¿y qué no?
  3. Responsabilidad. Sobran los comentarios, ¿de quién va a ser sino de uno mismo?
  4. Descripción de las actividades que harás para conseguir tu objetivo
  5. Registros. Sería una buena idea registrar los resultados obtenidos para saber cuál es el progreso, ¿verdad?

¿A quien le suena de algo esta lista? Se parece bastante a un procedimiento estandard, ¿no?

Una vez tengas el procedimiento hecho, como siempre, llega la parte más difícil: implantarlo. Deberás ser meticuloso y ceñirte al plan establecido para conseguir con éxito tu objetivo.

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Elegir un sistema de calidad

Elegir un sistema de calidad

photo credit: kenny barker via photopin cc

Empezar un sistema de calidad

En la actualidad en la empresa en la que trabajo queremos empezar a implantar un sistema de gestión de la calidad integral : SGC, SGCI, TQM, ISO, EFQM, … llamadle y usad el que queráis. Sistemas hay varios, todos ellos hartamente probados y corroborados por muchos años de uso, y de todos ellos de efectividad contrastada.

Aunque se llaman sistemas de calidad, yo prefiero llamarles sistemas de gestión.

¿Cuál elegir?

Hay que elegir uno. ¿Cuál? El que queráis, todos son buenos y todos funcionan. Incluso podéis elegir más de uno, y usar lo mejor de cada uno de los elegidos (aunque esto, si no tenéis experiencia previa, en mi opinión os resultará muy costoso de llevar a cabo).

En nuestro caso hemos elegido el modelo EFQM (European Foundation for Quality Management). ¿Porqué? Por qué nos parece un modelo menos rígido que el ISO 9001, y porque es uno de los que tenemos mayor conocimiento.

Aún así debo matizar que escogeremos modelos de otros sistemas para determinados aspectos, por ejemplo, la gestión documental la basaremos en ISO 9001, y escogeremos conceptos de TQM para la realización del proyecto.

Por dónde empezar

La respuesta es sencilla: necesitamos saber cómo estamos actualmente respecto la modelo elegido. Para ello, repasaremos punto por punto cada uno de los ítems que definen el modelo. Algunos de los modelos disponen de cuestionarios de ayuda. Si no se dispone de ningún cuestionario, puede elaborarse uno nuevo.

La finalidad es saber cómo esta la entidad que está implantando el sistema respecto el modelo que se ha elegido.

A continuación …

A continuación hay que ir modificando cada uno de los puntos que distan de la norma o especificación del modelo. Mi recomendación es empezar por aquel que os resulte más sencillo de implantar, y ir siguiendo a medida que aumenta el nivel de dificultad; otra opción podría ser empezar por aquellos procesos clave para el buen funcionamiento de la entidad.

No perder el foco

Durante el proceso de diseño y implantación del sistema no hay que perder el objetivo. El objetivo de un sistema de calidad debería ser la mejora del servicio/producción. Además algunos de estos sistemas nos permitirán conseguir un sello, pero en ningún caso ese debería ser el objetivo, sino más bien el premio.

Los sistemas de gestión son herramientas muy poderosas si se usan correctamente. Aquellos sistemas que se implantan con el único objetivo de conseguir una certificación, y en los cuáles la dirección de la empresa (y en consecuencia el resto de plantilla) no cree en él, está condenado al fracaso.

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Más allá de la Calidad ISO

photo credit: Beaulawrence via photopin cc

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La mayoría de las veces cuando nos hablan de estándares de calidad automáticamente nos viene a la cabeza las siglas ISO (International Organization for Standardization), y esto es así porque esta organización lleva haciendo un trabajo increíble desde hace más de 60 años.

Pero la verdad es que puede existir Calidad más allá de ISO. En esta entrada del blog pretendo dar mi visión de lo necesarias que son las normativas de calidad ISO, aunque no siempre es necesario conseguir la certificación.

Calidad sin ISO

A pesar de que existen otras organizaciones dedicadas a la estandarización, ISO seguramente sea la más importante de todas mundialmente. Aunque como decia anteriormente, y en el encabezado de la entrada, los estándares ISO no son la única fuente de calidad.

A no ser que requieras el sello de las certificaciones para satisfacer a tus clientes (concursos públicos, clientes que lo exigen a sus proveedores, …), existe la opción de adoptar la normativa ISO sin pedir (y pagar) la certificación. ¿Y para que quiero adoptar una normativa ISO y no conseguir la certificación? Pues simplemente para asegurarte que estas trabajando bajo unos estándares de calidad, con una normativa de contrastada fiabilidad.

Mi experiéncia

Hace un tiempo tuve la ocasión de participar en cursos de formación sobre la implantación de la ISO en la impresión de periódicos, y posteriormente aplicarlo en mi empresa. Después del duro trabajo de análisis y implantación, la empresa decidio no solicitar la certificación puesto que consideró que el coste económico no le conllevaria ningún retorno.

Aún así, si apostaron por la adopción del estándar y los resultados fueron excepcionales: conseguimos estabilidad en el proceso de impresión, ahorro económico en materias primeras, ahorro de tiempo, mejoramos la detección de errores, …. Desde entonces la empresa ha seguido trabajando bajo el estándar, mejorando continuamente los resultados inciales.

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